Cara Menggunakan Buku Tamu Digital QR
Panduan lengkap check-in tamu dengan QR code, monitoring kehadiran real-time, dan live greeting display untuk acara Anda.
Buat Event Baru
Langkah pertama adalah membuat event di Hadirly. Event ini menjadi wadah untuk semua data tamu dan fitur check-in.
📋 Langkah-langkah:
- 1Login ke akun Hadirly Anda (atau daftar jika belum punya)
- 2Di halaman utama, klik tombol 'Buat Event Baru'
- 3Isi nama acara (contoh: 'Pernikahan Andi & Sari')
- 4Pilih tanggal dan waktu acara
- 5Masukkan lokasi/venue acara
- 6Klik 'Simpan' untuk membuat event
💡 Tips:
- Nama event akan muncul di QR code dan display, gunakan nama yang jelas
- Anda bisa edit informasi event kapan saja nanti
- Satu akun bisa membuat banyak event berbeda
Input Daftar Tamu
Masukkan semua tamu undangan ke sistem. Bisa satu per satu atau upload sekaligus dari file Excel.
📋 Langkah-langkah:
- 1Buka menu 'Daftar Tamu' dari sidebar
- 2Untuk tambah satu tamu: Klik 'Tambah Tamu', isi nama dan detail
- 3Untuk upload massal: Klik 'Import Excel'
- 4Download template Excel yang disediakan
- 5Isi template dengan data tamu, lalu upload
- 6Sistem akan memproses dan menampilkan daftar tamu
💡 Tips:
- Kolom wajib: Nama Tamu dan Jumlah Pax (termasuk pendamping)
- Kategori membantu mengelompokkan tamu (Keluarga/Teman/Rekan Kerja)
- Cek kembali data sebelum acara untuk memastikan tidak ada yang terlewat
QR Code Otomatis
Setiap tamu akan mendapat QR code unik secara otomatis. QR code ini yang akan digunakan saat check-in.
📋 Langkah-langkah:
- 1Setelah data tamu dimasukkan, QR code otomatis dibuat
- 2Klik ikon QR di daftar tamu untuk melihat QR code
- 3QR bisa didownload per tamu atau sekaligus semua
- 4QR code berisi informasi unik yang terhubung ke data tamu
- 5Satu QR hanya bisa digunakan sekali untuk mencegah duplikasi
💡 Tips:
- QR code bisa dikirim via WhatsApp bersama undangan digital
- Jika tamu kehilangan QR, buat ulang dari dashboard
- QR code juga bisa di-print untuk tamu yang tidak punya HP
Siapkan Scanner
Persiapkan device untuk scanner check-in. Bisa menggunakan HP, tablet, atau laptop dengan kamera.
📋 Langkah-langkah:
- 1Buka Hadirly di browser HP/tablet petugas
- 2Login dengan akun tim panitia (atau akun utama)
- 3Buka menu 'Checkin Tamu' dari sidebar
- 4Izinkan akses kamera saat diminta browser
- 5Scanner siap digunakan - arahkan kamera ke QR code
💡 Tips:
- Gunakan HP dengan kamera berkualitas untuk scan lebih cepat
- Pastikan baterai terisi penuh atau siapkan powerbank
- Test scan beberapa QR code sebelum acara dimulai
- Siapkan 2-3 device scanner jika tamu banyak
Check-in Tamu
Saat acara berlangsung, scan QR code tamu untuk mencatat kedatangan mereka secara otomatis.
📋 Langkah-langkah:
- 1Tamu menunjukkan QR code di HP atau kertas
- 2Arahkan kamera scanner ke QR code
- 3QR akan terbaca dalam 2-3 detik
- 4Layar menampilkan nama tamu dan konfirmasi
- 5Klik 'Check In' untuk mencatat kedatangan
- 6Data tersimpan otomatis dan live di dashboard
💡 Tips:
- Jarak ideal: 15-20 cm antara kamera dan QR code
- Pastikan pencahayaan cukup terang
- Jika QR sulit terbaca, minta tamu zoom in QR di HP nya
- Untuk tamu tanpa QR, gunakan check-in manual
Check-in Manual
Untuk tamu yang QR nya hilang atau bermasalah, bisa check-in manual dengan cari nama di sistem.
📋 Langkah-langkah:
- 1Di halaman scanner, klik 'Check-in Manual'
- 2Atau buka dashboard utama
- 3Gunakan kotak pencarian, ketik nama tamu
- 4Klik nama tamu yang muncul di hasil pencarian
- 5Klik tombol 'Check In' di baris tamu tersebut
- 6Konfirmasi check-in berhasil
💡 Tips:
- Search bisa pakai nama parsial (contoh: 'andi' untuk 'Budi Andika')
- Check-in manual tetap terekam waktu dan tercatat di laporan
- Untuk acara besar, siapkan satu device khusus check-in manual
Monitor Kehadiran
Pantau statistik kehadiran secara real-time. Lihat siapa saja yang sudah hadir dan yang belum.
📋 Langkah-langkah:
- 1Buka menu 'Overview' atau 'Dashboard' untuk statistik umum
- 2Lihat jumlah total tamu, yang hadir, dan persentase kehadiran
- 3Buka menu 'Monitor Tamu' untuk daftar detail
- 4Filter berdasarkan: Sudah Hadir, Belum Hadir, atau Kategori
- 5Data update otomatis setiap 10 detik
💡 Tips:
- Dashboard bisa dibuka di device terpisah untuk monitoring
- Gunakan filter 'Belum Hadir' untuk follow up tamu penting
- Export data sewaktu-waktu untuk backup
Live Greeting Display
Tampilkan ucapan selamat datang di TV atau proyektor. Nama tamu muncul otomatis saat mereka check-in.
📋 Langkah-langkah:
- 1Buka menu 'Live Display' dari sidebar
- 2Sambungkan laptop ke TV/proyektor via HDMI
- 3Tekan F11 untuk fullscreen di browser
- 4Setiap ada check-in baru, nama tamu tampil di layar
- 5Animasi selamat datang muncul dengan nama tamu
- 6Layar kembali ke mode standby setelah beberapa detik
💡 Tips:
- Posisikan TV/proyektor di tempat yang terlihat tamu masuk
- Setting contrast tinggi agar tulisan jelas dari jauh
- Test dulu sebelum acara dengan beberapa nama
Atur Denah Meja (Opsional)
Untuk acara dengan pengaturan meja, buat denah visual dan assign tamu ke meja masing-masing.
📋 Langkah-langkah:
- 1Buka menu 'Seating Plan' dari sidebar
- 2Klik 'Tambah Meja' untuk menambah meja baru
- 3Pilih bentuk (bulat/kotak) dan kapasitas meja
- 4Drag meja ke posisi sesuai layout venue
- 5Klik meja untuk assign tamu
- 6Tim usher bisa lihat denah dari HP mereka untuk mengarahkan tamu
💡 Tips:
- Buat denah sesuai layout venue asli
- Beri nomor meja yang jelas dan urut
- QR check-in bisa otomatis tampilkan nomor meja tamu
Export Laporan
Setelah acara selesai, download laporan kehadiran lengkap dalam format Excel.
📋 Langkah-langkah:
- 1Buka menu 'Dashboard' atau 'Monitor Tamu'
- 2Klik tombol 'Export' di pojok kanan atas
- 3Pilih format file (Excel/CSV)
- 4File akan terdownload otomatis
- 5Laporan berisi: nama, kategori, status hadir, waktu check-in
💡 Tips:
- Export bisa dilakukan kapan saja, tidak harus setelah acara
- Data sangat berguna untuk acara berikutnya
- Simpan file sebagai dokumentasi acara
Pertanyaan Umum
Apakah scanner butuh internet?
Scanner memiliki mode offline. Data check-in tersimpan di device dan otomatis sync saat internet tersedia kembali. Jadi acara tetap lancar meski WiFi bermasalah.
Bagaimana jika satu tamu mencoba check-in 2 kali?
Sistem akan mendeteksi dan menampilkan peringatan bahwa tamu sudah pernah check-in. Waktu check-in pertama akan ditampilkan. Ini mencegah kecurangan atau kesalahan input.
Berapa banyak scanner yang bisa digunakan?
Tidak ada batasan! Anda bisa buka scanner di banyak device sekaligus. Semua scanner tersinkronisasi real-time. Untuk acara 500+ tamu, kami sarankan 3-4 scanner.
Apakah perlu install aplikasi?
Tidak perlu install apapun! Hadirly berjalan di browser (Chrome, Safari, dll). Cukup buka website dan login. Works di HP Android, iPhone, tablet, maupun laptop.
Bagaimana jika HP scanner mati saat acara?
Data check-in tersimpan di cloud secara real-time, jadi aman. Tinggal login di device lain dan lanjutkan scanning. Tidak ada data yang hilang.