Cara Menggunakan Hadirly
Panduan lengkap langkah demi langkah untuk memaksimalkan semua fitur Hadirly. Cocok untuk pemula maupun pengguna berpengalaman.
Memulai dengan Hadirly
Daftar Akun Gratis
Kunjungi halaman pendaftaran dan buat akun dengan email Anda. Tidak perlu kartu kredit, gratis selamanya untuk paket dasar.
- Gunakan email yang aktif untuk menerima notifikasi
- Password minimal 8 karakter
Buat Event Pertama
Setelah login, klik tombol 'Buat Event Baru'. Isi nama acara, tanggal, dan lokasi. Event ini akan menjadi wadah untuk semua data tamu Anda.
- Nama event bisa diubah kapan saja
- Satu akun bisa punya banyak event
Masuk ke Dashboard
Setelah event dibuat, Anda akan masuk ke dashboard utama. Di sini Anda bisa melihat statistik kehadiran dan mengakses semua fitur.
- Dashboard akan update otomatis setiap 10 detik
- Anda bisa melihat siapa saja yang sudah hadir
Kelola Daftar Tamu
Upload Daftar Tamu dari Excel
Cara paling cepat menambah tamu adalah upload file Excel. Siapkan file dengan kolom: Nama, Kategori, Jumlah Tamu (Pax), dan Catatan (opsional).
- Download template Excel yang sudah disediakan
- Pastikan tidak ada baris kosong di tengah data
- Maksimal 1000 tamu per upload
Tambah Tamu Manual
Untuk menambah tamu satu per satu, klik tombol 'Tambah Tamu'. Isi nama lengkap, pilih kategori (misalnya: Keluarga, Teman, Rekan Kerja), dan jumlah pax.
- Pax adalah jumlah orang termasuk pendamping
- Kategori membantu mengelompokkan tamu untuk analisis
Edit atau Hapus Tamu
Klik pada baris tamu di daftar untuk mengedit informasinya. Anda juga bisa menghapus tamu yang salah input atau dibatalkan.
- Perubahan langsung tersimpan otomatis
- Tamu yang sudah check-in tetap bisa diedit
QR Code Otomatis
Setiap tamu akan mendapat QR code unik secara otomatis. QR code ini yang akan di-scan saat tamu datang ke acara.
- QR code bisa dilihat dan didownload dari daftar tamu
- Satu QR code hanya bisa digunakan sekali (anti duplikat)
Check-in Tamu dengan QR Scanner
Buka Halaman Scanner
Dari menu sidebar, klik 'Checkin Tamu'. Halaman scanner akan terbuka dan meminta izin akses kamera.
- Pastikan browser sudah diberi izin akses kamera
- Gunakan browser Chrome atau Safari untuk hasil terbaik
Scan QR Code Tamu
Arahkan kamera ke QR code tamu. QR code akan terbaca otomatis dalam hitungan detik. Layar akan menampilkan konfirmasi nama tamu.
- Pastikan pencahayaan cukup terang
- Jaga jarak sekitar 15-20 cm dari QR code
- QR code bisa dari HP tamu atau print-out
Konfirmasi Check-in
Setelah scan berhasil, akan muncul popup konfirmasi dengan nama dan detail tamu. Klik 'Check In' untuk mencatat kedatangan.
- Jika tamu sudah pernah check-in, akan muncul peringatan
- Waktu check-in tercatat otomatis
Check-in Manual
Jika QR code rusak atau hilang, Anda bisa check-in manual dari dashboard. Cari nama tamu di daftar, lalu klik tombol 'Check In'.
- Gunakan fitur search untuk mencari tamu lebih cepat
- Check-in manual tetap tercatat dengan timestamp
Pantau Kehadiran Real-time
Buka Monitor Tamu
Dari menu sidebar, klik 'Monitor Tamu'. Halaman ini menampilkan semua tamu yang sudah check-in secara real-time.
- Data ter-update otomatis tanpa perlu refresh
- Cocok untuk ditampilkan di layar pantau
Filter dan Cari Tamu
Gunakan kotak pencarian untuk mencari tamu spesifik. Anda juga bisa filter berdasarkan kategori atau status check-in.
- Cari berdasarkan nama, kategori, atau nomor meja
- Filter 'Belum Hadir' untuk tracking yang belum datang
Export Data
Klik tombol 'Export' untuk mengunduh data kehadiran dalam format Excel. Berguna untuk dokumentasi dan laporan pasca-acara.
- Data export termasuk waktu check-in setiap tamu
- Bisa di-export kapan saja, tidak harus setelah acara selesai
Greeting Display di Layar Besar
Buka Live Display
Dari menu sidebar, klik 'Live Display'. Halaman ini dirancang untuk ditampilkan di TV atau proyektor di venue.
- Buka di browser fullscreen (tekan F11)
- Sambungkan laptop ke TV/proyektor via HDMI
Tampilkan Sambutan Tamu
Setiap kali tamu check-in, layar otomatis menampilkan ucapan selamat datang dengan nama tamu. Memberikan pengalaman VIP untuk setiap tamu.
- Animasi muncul otomatis saat ada check-in baru
- Nama ditampilkan dengan font besar yang mudah terbaca
Kustomisasi Tampilan
Anda bisa mengatur warna tema dan background sesuai branding acara. Akses pengaturan dari ikon Settings di pojok layar.
- Pilih warna yang kontras agar mudah terbaca dari jauh
- Background bisa menggunakan gambar custom
Undangan Digital
Pilih Template Undangan
Buka menu 'Undangan Digital' untuk melihat galeri template. Pilih desain yang sesuai dengan tema acara Anda.
- Preview template sebelum memilih
- Template baru ditambahkan secara berkala
Kustomisasi Konten
Edit isi undangan: nama pasangan/nama acara, tanggal & waktu, lokasi, dan pesan khusus. Semua bisa disesuaikan sesuai kebutuhan.
- Tambahkan peta lokasi untuk memudahkan tamu
- Sertakan nomor kontak untuk konfirmasi
Preview dan Bagikan
Lihat preview undangan sebelum dibagikan. Setiap tamu mendapat link undangan personal dengan nama mereka.
- Link undangan bisa dibagikan via WhatsApp atau sosial media
- Tamu bisa RSVP langsung dari undangan
Kirim Undangan via WhatsApp
Persiapkan Daftar Tamu
Pastikan data tamu sudah lengkap dengan nomor WhatsApp. Nomor harus dalam format +62 atau 08xxx.
- Cek kembali nomor WhatsApp di daftar tamu
- Nomor yang salah akan di-skip otomatis
Buat Template Pesan
Tulis pesan undangan yang akan dikirim. Gunakan placeholder seperti {nama} untuk personalisasi otomatis.
- Pesan singkat lebih efektif (max 160 karakter)
- Sertakan link undangan digital di pesan
Kirim Blast
Pilih tamu yang akan dikirimi, lalu klik 'Kirim Blast'. Sistem akan mengirim pesan satu per satu untuk menghindari spam.
- Ada jeda 3-5 detik antar pengiriman
- Progress pengiriman bisa dipantau di dashboard
Pantau Status Pengiriman
Lihat laporan pengiriman: berapa yang berhasil, gagal, atau pending. Anda bisa kirim ulang untuk yang gagal.
- Status 'Terkirim' artinya sampai ke server WhatsApp
- Follow up manual untuk nomor yang gagal
Atur Denah Meja
Buka Editor Seating
Dari menu sidebar, klik 'Seating Plan'. Editor visual akan terbuka untuk mengatur denah meja acara.
- Gunakan laptop/PC untuk pengalaman editing terbaik
- Zoom in/out dengan scroll mouse
Tambah Meja
Klik tombol 'Tambah Meja' untuk menambah meja baru. Pilih bentuk meja (bulat/kotak) dan kapasitas.
- Beri nama/nomor meja yang mudah dikenali
- Kapasitas menentukan berapa tamu per meja
Drag & Drop Meja
Geser meja ke posisi yang diinginkan dengan drag and drop. Atur layout sesuai denah venue asli.
- Gunakan grid untuk alignment yang rapi
- Sisakan ruang untuk jalur jalan
Assign Tamu ke Meja
Klik meja untuk melihat daftar tamu. Drag tamu dari panel samping ke meja, atau pilih dari dropdown.
- Warna meja berubah saat penuh
- Tamu bisa dipindah antar meja kapan saja
Simpan dan Bagikan
Klik 'Simpan' untuk menyimpan layout. Denah bisa dibagikan ke tim usher untuk membantu mengarahkan tamu.
- Tim usher bisa akses denah dari HP mereka
- Print denah sebagai backup
Kelola Tim Panitia
Undang Anggota Tim
Buka menu 'Tim Panitia' dan klik 'Undang Anggota'. Masukkan email anggota tim dan pilih role mereka.
- Anggota akan menerima email undangan
- Mereka perlu membuat akun jika belum punya
Pilih Role yang Tepat
Ada 3 role: Admin (akses penuh), Event Organizer (kelola tamu & check-in), dan Usher (check-in saja).
- Usher cocok untuk petugas scanner di pintu masuk
- EO bisa melihat statistik tapi tidak bisa hapus data
Kelola Akses Tim
Anda bisa mengubah role atau menghapus anggota tim kapan saja dari halaman Tim Panitia.
- Owner event tidak bisa dihapus
- Perubahan role berlaku langsung
Pertanyaan Umum
Jawaban untuk pertanyaan yang sering ditanyakan
Apakah Hadirly gratis?
Ya! Hadirly menyediakan paket gratis selamanya dengan fitur dasar yang cukup untuk acara kecil hingga menengah. Untuk fitur lanjutan seperti WhatsApp Blast dan Live Display, tersedia paket berbayar yang terjangkau.
Berapa tamu maksimal yang bisa ditampung?
Tidak ada batasan jumlah tamu! Hadirly dibangun dengan infrastruktur cloud yang bisa menangani puluhan ribu tamu tanpa masalah performa.
Apakah bisa digunakan tanpa internet?
Ya, fitur scanner memiliki mode offline. Data check-in akan disimpan lokal dan otomatis sync saat koneksi internet tersedia kembali.
Bagaimana jika QR code tamu hilang?
Anda bisa melakukan check-in manual dari dashboard. Cari nama tamu di daftar, lalu klik tombol Check In. Alternatif lain, Anda bisa mengirim ulang QR code via WhatsApp.
Apakah data tamu aman?
Keamanan data adalah prioritas kami. Semua data terenkripsi dengan standar bank-grade encryption (AES-256) dan disimpan di server yang aman.