Registrasi tamu adalah momen pertama yang akan dialami tamu saat datang ke acara pernikahan Anda. Pengalaman yang lancar akan memberikan kesan positif, sementara antrian panjang bisa membuat tamu kelelahan sebelum acara dimulai. Berikut 10 tips yang kami kumpulkan dari pengalaman mengelola ratusan event.
1Siapkan Daftar Tamu Digital
Jangan andalkan daftar tamu di kertas! Buat spreadsheet digital yang bisa diakses dari mana saja. Pastikan data lengkap:
- Nama lengkap tamu
- Nomor telepon/WhatsApp
- Kategori (keluarga/teman/kolega)
- Status RSVP
2Gunakan QR Code untuk Check-in
QR code adalah game-changer untuk registrasi tamu. Dibandingkan mencatat nama manual:
❌ Manual (30-60 detik/tamu)
Tamu sebut nama → Petugas cari di daftar → Coret nama → Kasih souvenir
✅ QR Code (3 detik/tamu)
Scan QR → Otomatis tercatat → Greeting muncul → Selesai!
3Sediakan Minimal 2 Meja Registrasi
Untuk 300+ tamu, wajib punya minimal 2 meja registrasi. Idealnya, bagi berdasarkan abjad nama (A-L dan M-Z) atau kategori (keluarga vs teman). Ini menghindari penumpukan di satu titik dan mempercepat proses secara signifikan.
4Briefing Tim Usher dengan Jelas
Usher adalah garda terdepan. Pastikan mereka tahu:
- Cara menggunakan aplikasi scanner
- Apa yang harus dilakukan jika tamu tidak bawa QR
- Lokasi meja souvenir/angpao
- Siapa yang harus dihubungi jika ada masalah
5Pisahkan Souvenir dari Meja Registrasi
Kesalahan umum: menggabungkan registrasi dan pemberian souvenir di satu meja. Hasilnya? Bottleneck! Buat alur terpisah: Registrasi → Jalan → Ambil Souvenir. Tamu yang sudah check-in langsung melanjutkan, tidak menunggu orang lain mengambil souvenir.
6Siapkan Backup untuk Koneksi Internet
WiFi venue tidak selalu reliable. Siapkan backup:
Pro Tip!
Gunakan aplikasi yang punya mode offline seperti Hadirly. Data tetap tersimpan meski WiFi mati, dan akan sync otomatis saat koneksi kembali.
7Pasang Signage yang Jelas
Tamu baru datang sering bingung harus ke mana. Pasang tanda yang jelas: "REGISTRASI →", "A-L", "M-Z", "SOUVENIR". Gunakan font besar yang terbaca dari jarak 3-5 meter. Investasi kecil, dampak besar!
8Antisipasi Walk-in Guest
Selalu ada tamu yang tidak RSVP tapi datang. Siapkan protokol: apakah langsung diterima? Perlu konfirmasi ke keluarga? Sediakan form manual untuk mencatat nama mereka agar tetap tercatat dalam sistem.
9Lakukan Dry Run Sehari Sebelumnya
H-1, lakukan simulasi dengan tim usher. Test scanner, test WiFi, test alur registrasi. 15 menit simulasi bisa menghemat 1 jam kekacauan di hari-H!
10Gunakan Live Greeting Display
Bonus tip! Pasang layar yang menampilkan nama tamu yang baru check-in. Selain memberikan pengalaman VIP untuk tamu, ini juga menjadi "entertainment" bagi tamu yang sudah duduk menunggu acara dimulai.
Kesimpulan
Registrasi tamu yang lancar bukan kebetulan — ini hasil dari persiapan matang. Dengan 10 tips di atas, Anda bisa memastikan tamu Anda mendapat pengalaman pertama yang positif dan berkesan. Selamat mempersiapkan pernikahan impian Anda!
Ingin Registrasi Tanpa Ribet?
Coba Hadirly — platform buku tamu digital yang bikin registrasi jadi 3 detik per tamu.
Daftar Gratis Sekarang