Mengatur seating plan untuk 500+ tamu bisa terasa overwhelming. Siapa duduk dengan siapa? Bagaimana menghindari drama keluarga? Bagaimana memastikan semua tamu nyaman? Panduan ini akan membantu Anda langkah demi langkah.
1Kategorikan Tamu Anda Terlebih Dahulu
Sebelum menyentuh layout, buat kategori tamu yang jelas:
👨👩👧👦 Keluarga
- • Keluarga inti mempelai pria
- • Keluarga inti mempelai wanita
- • Keluarga besar (om, tante, sepupu)
👫 Teman & Kolega
- • Teman SMA/kuliah
- • Teman kerja mempelai pria
- • Teman kerja mempelai wanita
⭐ VIP
- • Boss/atasan
- • Tokoh masyarakat
- • Tamu kehormatan
💼 Bisnis
- • Partner bisnis
- • Klien penting
- • Networking connections
2Tentukan Zona di Venue
Bagi ballroom/venue menjadi zona-zona strategis:
3Aturan Emas Seating Plan
Satu meja, satu kelompok
Jangan campur teman SMA dengan kolega kantor di satu meja. Mereka tidak kenal satu sama lain.
Hindari 'meja misterius'
Meja dengan orang-orang yang tidak saling kenal = awkward silence. Pastikan minimal 2-3 orang yang sudah kenal per meja.
Perhatikan dinamika keluarga
Jika ada anggota keluarga yang berselisih, pisahkan mejanya. Tanya orang tua untuk insight.
VIP di jarak pandang
Pastikan VIP bisa melihat pelaminan dengan jelas. Ini tanda penghormatan.
Akses untuk lansia
Meja untuk kakek-nenek sebaiknya dekat dengan toilet dan tidak terlalu jauh dari pintu masuk.
4Hitung Kapasitas dengan Benar
Jangan overload meja! Pakai rumus ini:
Total Tamu ÷ Kapasitas Meja = Jumlah Meja
500 tamu ÷ 10 per meja = 50 meja
Tips: Siapkan 5-10% meja ekstra untuk walk-in guest dan perubahan menit terakhir.
5Gunakan Tools Visual
Jangan hanya buat list di Excel. Gunakan visual editor untuk melihat layout sebenarnya:
❌ Excel Saja
Sulit visualisasi, rawan error, tidak intuitif
✅ Visual Editor
Drag-and-drop, lihat layout real, update mudah
Pro Tips dari Wedding Organizer
- 💡Finalisasi seating plan maksimal H-3. Lebih dekat dari itu terlalu berisiko.
- 💡Siapkan "floating usher" yang hafal layout untuk membantu tamu mencari meja.
- 💡Buat denah besar di entrance agar tamu bisa cek lokasi meja sendiri.
Mau Seating Plan Jadi Mudah?
Hadirly punya visual seating editor dengan drag-and-drop. Coba gratis!
Coba Sekarang